هكذا تسهل أدوات غوغل العمل عن بعد

في إطار ورشات برنامج التوجيه والتأهيل (أَنجز) التي يقدمها أسبوعيا "معهد عمران للتدريب والتطوير" لفائدة الكوادر العاملة في المشروع، نُظّمت يوم الأحد 21 مارس 2021 ورشة "استخدام منتجات Google" من تأطير أ.إبراهيم هواري وخصصها للحديث عن أدوات جوجل ودورها في تحسين جودة العمل عن بعد وتنسيق التواصل بين موظفي المؤسسة الواحدة.
تتمحور استعمالات أدوات جوجل حول مجموعة من الميزات بحسب طبيعة الأداة المستخدمة: 

التواصل المهني:
البريد الإلكتروني Gmail: يعتبر أهم أداة من أدوات جوجل والمسيطر على السوق بنسبة 90% بحسب إحصائيات التقرير الرقمي 2021، كما يعتبر أفضل تطبيق خاص بالبريد الإلكتروني من ناحية الخدمات، حيث يساعد في اتباع أفضل الممارسات للتواصل مع فرق العمل في مواقع مختلفة، وإدارة جدول الأعمال وتنظيم الاجتماعات بصورة فعالة من خلال مؤتمر فيديو.

قائمة الاتصال Contacts: تتمثل في تطبيق قائمة الاتصال المتواجد في الهاتف أو المرتبط بالبريد الخاص بحساب المستخدم ومن المهم مزامنة قوائم الاتصال في الهاتف حتى تظهر الأسماء المتواجدة في هاتف المستخدم تلقائيا عند البحث أو إرسال رسالة إلكترونية عبر بريد Gmail.

المواعيد Calendar: تتمثل في أداة مرتبطة أيضا بتطبيق Gmail تعمل على حجز وترتيب وتنظيم المواعيد وفق الجدول الزمني الخاص بالمستخدم، يمكن العمل بها لحجز وإقامة دعوات لحضور فعاليات ومحاضرات واجتماعات عمل.

جوجل Google meet: وهي أداة مخصصة للاجتماع تقوم بوظيفة محددة ويتم التطوير في خصائص هذه الوظيفة، ما يجعل من جوجل مميزا في مجال اجتماعات العمل عن بعد.

جوجل Chats: تطبيق من تطبيقات جوجل مرتبط بغرف النقاشات المهنية بين العاملين في المشاريع والمؤسسات ويعتبر من التطبيقات الخاصة بالتعاملات المهنية الاحترافية التي تساعد في متابعة النقاشات و إدارة مهام فرق العمل بفعالية على غرار تطبيق الواتساب والتلجرام المرتبطين أكثر بالتعاملات الاجتماعية والتفاعلية بين جمهور المشروع.

 مجموعات Google: يعتبر من تطبيقات جوجل التي يجب أن نولي اهتماما كبيرا لها لفائدتها في تجميع قاعدة بيانات تصل لـِ 5000 عضو في المجموعة الواحدة بطريقة مجانية.

 جوجل Currents: تطبيق مخصص لمن يملك حسابات مهنية ويعتبر كشبكة اجتماعية داخلية  للعاملين في المنظمة الواحدة.

كلما استخدمت تطبيقات جوجل الخاصة بالتواصل المهني بطريقة جيدة وفعالة، كلما تميزت المؤسسة بقدرة عالية على التواصل بين موظفيها. في حين أنه كلما تم التخلي عن استعمالها، كلما كانت المؤسسة مهددة بالتشتت وعدم التركيز.

العمل التشاركي: 

 الدرايف Drive: تطبيق مهم في تنظيم الملفات وترتيب أولويات الأعمال وتحسين قدرة الشخص في تعامله مع مهامه بطريقة مفصلة ومنظمة، يوفر الدرايف مساحة عمل فردية أو تشاركية سهلة الاستخدام تساهم في إنجاز الأعمال بدقة وبتركيز جيد.

جوجل Docs: أداة تسمح للمستخدم بتوثيق وكتابة المقالات وحفظها وتصحيح كلماتها تلقائيا.

جوجل Sheets: أداة تساهم في عمل الجداول ومتابعة الأمور الإدارية المالية والمحاسبية للمشرع مثلا.

جوجل Slides: أداة خاصة بتصميم العروض التقديمية للأعمال والمشاريع.

جوجل Forms: أداة خاصة بتصميم المسابقات والاستمارات والاستبيانات، يمكن من خلالها جمع قاعدة بيانات للعملاء.

 سبورة Jumboard: أداة رائعة لشرح وتوضيح الأفكار للمتابعين بطريقة مباشرة في الاجتماعات ودورات التدريب والتعليم.

يعتبر نموذج جوجل من النماذج الجيدة في التواصل والبحث المفصل في مكان واحد بحسب ما يريد المستخدم الوصول إليه في قاعدة بياناته وهذا ما يجعل جوجل مميزا كنموذج متكامل يخدم مصلحة المنظمات في الوقت الحاضر و المستقبل.

الإنتاجية: 

 جوجل Tasks: يتيح كتابة المهام الفردية والجماعية ويسهل تذكرها بالنسبة للمستخدم.

 جوجل Keeps: لتدوين الملاحظات والاقتراحات والاقتباسات الخاصة بمستخدم الحساب.

الكلاس روم Classroom: يفيد في تقديم الدروس والتعلم من خلال التطبيق الخاص به.

جوجل Sites: تتيح أيضا جوجل خدمة بناء و إنشاء مواقع وصفحات ويب متخصصة مجانا.

تتيح جوجل فرصة تعلم أدواتها والتدريب على التعامل بها بطريقة سهلة ومنظمة عبر هذا الرابط.